Ratgeber

Zeiterfassung auf der Baustelle: Stundenzettel digital statt Zettel und WhatsApp

Stand: 7. Oktober 2026 · Christian Schulze

Freitag, 16:40. Sechs Stundenzettel liegen auf dem Tisch, zwei fehlen, einer steht auf der Rückseite eines Lieferscheins. Keiner geht ans Telefon. Dieser Ratgeber zeigt, was die Zeiterfassung auf der Baustelle heute kostet, was Gesetz und Zoll verlangen und wie Sie Ihre Trupps auf den digitalen Stundenzettel umstellen.

Wer den Stundenzettel digital führt, spart sich das Hinterherlaufen am Freitag. Das ist der praktische Grund. Es gibt aber auch einen rechtlichen: Im Baugewerbe muss die Arbeitszeit ohnehin lückenlos aufgezeichnet werden, und zwar zeitnah. Eine Stundenzettel-App auf der Baustelle macht das leichter, als Papier es je konnte. Vorausgesetzt, Sie führen sie richtig ein.

Warum Papier und WhatsApp-Fotos nicht mehr reichen

Der Papierzettel hat ein Problem: Er wird selten am selben Tag ausgefüllt. Meist schreibt der Vorarbeiter am Donnerstagabend die ganze Woche aus dem Gedächtnis nach. Dann stimmt die Pause am Dienstag nicht, und die Fahrt zum Baustoffhändler fehlt ganz. Das Foto per WhatsApp macht es nicht besser. Im Büro tippt jemand die Zahlen ab, rätselt über die Handschrift und ruft hinterher. Fehler fallen erst auf, wenn der Lohn schon raus ist.

Dazu kommt die Zuordnung. Auf dem Zettel steht "Müller, Dachstuhl". Welcher Müller? Welche Baustelle? Ohne saubere Stunden je Baustelle wissen Sie am Ende nicht, ob ein Auftrag Geld verdient hat.

Was die Zeiterfassung mit Zetteln wirklich kostet

Nehmen wir einen Betrieb mit 25 Leuten auf der Baustelle. Jeder schreibt seine Stunden auf, sucht den Zettel, fotografiert ihn, schickt ihn per WhatsApp. Im Büro tippt jemand 25 Handschriften in eine Tabelle.

Eine Beispielrechnung mit vorsichtigen Annahmen: zehn Minuten pro Kopf und Tag für Zettel, Foto, Rückfrage und Abtippen. Bei 25 Leuten sind das 250 Minuten, gut vier Stunden am Tag. Bei 40 Euro Vollkosten pro Stunde kommen rund 165 Euro am Tag zusammen. An 21 Arbeitstagen sind das etwa 3.500 Euro im Monat, über 40.000 Euro im Jahr. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein, das Ergebnis ist selten klein.

Der zweite Verlust steht in keiner Tabelle: geschätzte Stunden. Fehlen freitags zwei Zettel, schreibt irgendwer „ungefähr acht“. Selten fehlen ganze Tage. Es fehlen Überstunden, Zuschläge und Zusatzleistungen, die keiner aufgeschrieben hat und die deshalb nie auf einer Rechnung landen. Eine handschriftliche 7 sieht aus wie eine 1. Bei 25 Leuten und 21 Arbeitstagen sind das mehrere hundert Zeilen im Monat, und fast jeder Fehler geht zu Ihren Lasten.

Der dritte Verlust ist Liquidität. Fehlen Stunden und Aufmaß, fehlt die Rechnung. Jede Woche, die eine Abschlagsrechnung zu spät rausgeht, ist ein zinsloser Kredit an Ihren Auftraggeber. Wie Sie das abstellen, steht im Ratgeber zu Aufmaß und Abschlagsrechnung.

Was das Gesetz bei der Arbeitszeiterfassung verlangt

Pflicht für alle Arbeitgeber seit dem BAG-Beschluss von 2022

Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden (Az. 1 ABR 22/21): Arbeitgeber müssen ein System einführen, mit dem Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfasst werden. Die Pflicht leitet das Gericht aus dem Arbeitsschutzgesetz ab (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG). Sie gilt für jeden Betrieb, egal wie groß.

Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz heute nicht vor. Das Bundesarbeitsministerium sagt in seinen Fragen und Antworten ausdrücklich: Die Aufzeichnung kann derzeit auch handschriftlich erfolgen. Der Arbeitgeber darf das Aufschreiben an die Beschäftigten delegieren, bleibt aber verantwortlich.

Mindestlohngesetz: Sonderregeln für den Bau

Für das Baugewerbe gilt schon länger mehr. Es gehört zu den Branchen in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz. Für diese Branchen schreibt § 17 Abs. 1 Mindestlohngesetz vor: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem Arbeitstag aufgezeichnet sein. Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Wer das nicht macht, riskiert nach Angaben der IHK ein Bußgeld von bis zu 30.000 Euro. Kontrolliert wird vom Zoll, Finanzkontrolle Schwarzarbeit.

Am Bau schaut der Staat genauer hin als in fast jeder anderen Branche. Der Zoll prüft auf Baustellen und im Büro, ob die Aufzeichnungen tagesgenau vorliegen. Einen eigenen Bau-Mindestlohn gibt es seit 2022 nicht mehr. Die Untergrenze ist der gesetzliche Mindestlohn, seit dem 1. Januar 2026 sind das 13,90 Euro brutto. Bei einer Prüfung müssen Sie zeigen können, wer wann wie lange gearbeitet hat. Wer das nicht kann, diskutiert nicht über Software, sondern über Nachzahlungen.

Für Beschäftigte mit höherem, regelmäßigem Monatsgehalt gibt es Ausnahmen über eine eigene Verordnung (Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung). Ob die bei Ihren Leuten greift, klären Sie am besten mit dem Steuerbüro. Für den gewerblichen Trupp auf der Baustelle sollten Sie davon ausgehen, dass die Pflicht gilt.

Regel	Was aufzeichnen	Bis wann	Aufbewahren
BAG, 1 ABR 22/21 (alle Betriebe)	Beginn und Ende, damit die Dauer	keine feste Frist im Gesetz	keine eigene Frist genannt
§ 17 MiLoG (Baugewerbe)	Beginn, Ende, Dauer je Tag	bis Ablauf des 7. Kalendertags danach	mindestens 2 Jahre
§ 16 Abs. 2 ArbZG	Arbeitszeit über 8 Stunden werktäglich	keine feste Frist	mindestens 2 Jahre
Referentenentwurf BMAS, Juni 2026 (nicht beschlossen)	Beginn, Ende, Dauer, elektronisch	am Tag der Arbeitsleistung	mindestens 2 Jahre

Stand Oktober 2026: Das neue Arbeitszeitgesetz ist noch nicht beschlossen

Seit Jahren wird angekündigt, dass die elektronische Zeiterfassung Pflicht wird. Ehrlich gesagt: Beschlossen ist sie bis heute nicht. Ein erster Entwurf aus dem Jahr 2023 ist nie ins Kabinett gekommen. Die aktuelle Koalition will die Reform mit einer wöchentlichen statt täglichen Höchstarbeitszeit verbinden. Im Juni 2026 wurde ein Referentenentwurf aus dem Bundesarbeitsministerium bekannt. Darin steht laut Fachpresse:

Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit sollen am selben Tag elektronisch aufgezeichnet werden. Eine Tabelle oder App reicht, ein Terminal ist nicht nötig.
Übergangsfristen nach Betriebsgröße: ein Jahr allgemein, zwei Jahre unter 250 Beschäftigten, fünf Jahre unter 50 Beschäftigten.
Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten sollen dauerhaft auch auf Papier aufzeichnen dürfen.

Bis Anfang Oktober 2026 haben wir keinen Kabinettsbeschluss gefunden. Bundestag und Bundesrat haben nicht abgestimmt. Die Details können sich also noch ändern. Für Ihren Betrieb heißt das: Heute ist Papier erlaubt. Die Richtung ist aber klar, und wer jetzt umstellt, muss später nicht unter Zeitdruck nachziehen.

Was eine Zeiterfassung für den Bau können muss

Eine Zeiterfassung für die Baustelle muss mehr aushalten als eine Stechuhr im Werksbüro. An diesen sieben Punkten entscheidet sich, ob Ihre Leute sie benutzen oder nach zwei Wochen wieder zum Zettel greifen.

Sie funktioniert ohne Netz. Tiefgarage, Rohbau, Keller. Kann die App nicht offline stempeln und später nachschieben, haben Sie am Freitag wieder Lücken.
Ein Knopf statt fünf Menüs. Gestempelt wird mit Handschuhen und dreckigen Fingern. Kommen, Pause, Feierabend: mehr darf es nicht brauchen.
Jede Stunde kennt ihre Baustelle. Erst die Zuordnung macht aus Stunden eine Nachkalkulation und eine Rechnung.
Sie hängt nicht am Vorarbeiter. Trägt einer die Stunden der ganzen Kolonne im Kopf, fällt die Zeiterfassung genau an dem Tag aus, an dem er krank ist.
Zuschläge und Wegegeld sind geklärt. Im Bauhauptgewerbe regelt der allgemeinverbindliche Bundesrahmentarifvertrag eine Wegezeitentschädigung nach Entfernung. Fragen Sie jeden Anbieter konkret, wo das bei ihm gerechnet wird: in der Software oder in der Lohnabrechnung beim Steuerbüro.
Am Ende steht die Lohndatei. Freigeben, Lohndatei ans Steuerbüro, fertig. Endet der Weg bei einem Bericht, haben Sie die halbe Arbeit digitalisiert und die andere Hälfte doppelt.
Der Datenschutz ist vorher geklärt. Ein Standortpunkt beim Stempeln ist etwas anderes als ein Bewegungsprofil. Dazu gleich mehr.

Datenschutz und Betriebsrat: vor dem Start klären

Gibt es in Ihrem Betrieb einen Betriebsrat, redet er mit. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz hat er ein Mitbestimmungsrecht bei technischen Einrichtungen, die dazu geeignet sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Eine Zeiterfassungs-App gehört dazu. Das BAG hat 2022 zwar entschieden, dass der Betriebsrat die Einführung eines elektronischen Systems nicht erzwingen kann. Wie das System ausgestaltet wird, bestimmt er aber mit. In der Praxis heißt das: eine Betriebsvereinbarung, bevor die App läuft.

Auch ohne Betriebsrat sollten Sie drei Dinge schriftlich festhalten und den Leuten sagen:

Welche Daten erfasst werden und wofür. Zum Beispiel Arbeitszeit, Baustelle und beim Stempeln ein einzelner Standortpunkt.
Wer die Daten sieht und wie lange sie gespeichert werden.
Wo die Daten liegen. Mit dem Software-Anbieter brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO.

Der Punkt Standort ist der, an dem es in der Pause am Container knirscht. "Der Chef will wissen, wo ich bin." Hier hilft Klarheit mehr als jede Rechtsauskunft: ein Punkt beim Stempeln, kein Bewegungsprofil, nach einer festen Frist gelöscht.

Akzeptanz bei Monteuren: worauf es wirklich ankommt

Ein Monteur mit Handschuhen und Dreck an den Fingern tippt nicht gern. Eine Stundenzettel-App für die Baustelle muss deshalb einfacher sein als der Zettel. Ein Knopf zum Stempeln. Keine Pflichtfelder, die keiner versteht. Und sie muss im Keller ohne Netz funktionieren, sonst hören Sie am zweiten Tag "geht nicht".

Die Sprache zählt auch. In vielen Trupps ist Deutsch für einen Teil der Leute die zweite oder dritte Sprache. Wenn die App die eigene Sprache kann, fallen viele Rückfragen weg.

Und dann die Frage nach dem Handy. Diensthandy oder eigenes Gerät, das sollte vorher geregelt sein. Wer sein privates Handy nutzen soll, will wissen, was die App darauf darf. Sagen Sie es ihm, bevor er fragt.

Handy mit geöffneter Zeiterfassung: großer Knopf zum Stempeln für den Arbeitsbeginn auf der Baustelle — Stempeln mit einem Knopf: Je weniger ein Monteur tippen muss, desto zuverlässiger kommen die Zeiten.

Schritt für Schritt: Zeiterfassung auf der Baustelle digital einführen

Büro zuerst. Baustellen, Mitarbeiter und Pausenregeln anlegen. Festlegen, wer im Büro freigibt.
Einen Pilot-Trupp wählen. Nehmen Sie einen Vorarbeiter, der Neues nicht sofort ablehnt. Zwei Wochen reichen, um die Kinderkrankheiten zu finden.
Einrichtung gemeinsam machen. Morgens am Container, zehn Minuten, jeder mit seinem Handy. Nicht per Rundmail.
Parallel laufen lassen, aber kurz. Eine Woche Papier und App nebeneinander, dann ist Schluss mit Papier. Wer länger doppelt führt, führt am Ende nur noch Papier.
Alle Trupps nachziehen. Der Pilot-Vorarbeiter erklärt es den anderen. Das wirkt mehr als jede Ansage vom Chef.
Freigabe-Routine festlegen. Jeden Freitag prüft das Büro die Woche und gibt sie frei. Danach geht die Lohndatei ans Steuerbüro.

Tipp aus der Praxis Fragen Sie den Pilot-Trupp nach einer Woche: "Was nervt?" Auf "Wie läuft es?" hören Sie nur "passt schon". Die ehrliche Antwort kommt beim zweiten Kaffee. Was dann genannt wird, stellen Sie ab, bevor die übrigen Trupps starten.

Typische Fehler bei der Umstellung

Zu viel auf einmal. Zeiterfassung, Fotos, Mängel und Bautagebuch am ersten Tag. Fangen Sie mit dem Stempeln an. Der Rest kommt, wenn das sitzt.
Kein Ansprechpartner. Wenn um 6:45 Uhr die App hakt, muss einer erreichbar sein. Sonst schreibt der Trupp wieder auf Papier.
Betriebsrat zu spät gefragt. Dann steht die Einführung still, und die Stimmung ist schlecht.
Standort nicht erklärt. Gerüchte sind schneller als jede Klarstellung.
Keine feste Freigabe. Ohne Routine sammeln sich falsche Zeiten, bis die Lohnabrechnung kommt.

So läuft das in der Baustellen-Zentrale

In der Zeiterfassung per App der Baustellen-Zentrale stempelt der Monteur mit einem Knopf: Pause gelb, Feierabend rot. Die App gibt es auf Deutsch und in anderen Sprachen, sie läuft auf Android und iPhone und funktioniert ohne Netz. Sobald wieder Empfang da ist, schiebt sie die Zeiten nach. Beim Stempeln wird ein einzelner Standortpunkt gespeichert, kein Bewegungsprofil, und nach 90 Tagen gelöscht. Freitags gibt das Büro die Woche frei, die Lohndatei geht über die Anbindung ans Steuerbüro raus. Die Stunden landen dabei gleich in der richtigen Baustelle. Wie die Trupps morgens wissen, wohin sie fahren, lesen Sie im Ratgeber zur digitalen Plantafel. Was das kostet, steht bei den Preisen.

Checkliste für die Umstellung

Betriebsrat informiert und Betriebsvereinbarung abgestimmt (falls vorhanden)
Mitarbeiter schriftlich informiert: welche Daten, wofür, wie lange
Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter unterschrieben
Frage Diensthandy oder eigenes Handy geklärt
Pausenregeln und Baustellen im System angelegt
Pilot-Trupp und Ansprechpartner im Büro benannt
Fester Termin für die Wochenfreigabe, zum Beispiel freitags 12 Uhr
Aufbewahrung für mindestens zwei Jahre sichergestellt

Häufige Fragen

Ist ein Stundenzettel auf Papier 2026 noch erlaubt?

Ja. Eine Formvorschrift gibt es derzeit nicht, das bestätigt auch das Bundesarbeitsministerium. Im Baugewerbe muss die Aufzeichnung aber spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem Arbeitstag vorliegen und zwei Jahre aufbewahrt werden.

Wird die elektronische Zeiterfassung Pflicht?

Geplant ist es. Ein Referentenentwurf vom Juni 2026 sieht die elektronische Erfassung am selben Tag vor, mit Übergangsfristen nach Betriebsgröße. Stand 7. Oktober 2026 ist das Gesetz nicht beschlossen, die Einzelheiten können sich noch ändern.

Wie lange muss ich Stundenzettel aufbewahren?

Nach § 17 Mindestlohngesetz mindestens zwei Jahre. Werden die Zettel auch für die Lohnabrechnung genutzt, können steuerliche Aufbewahrungsfristen länger sein. Das klären Sie mit Ihrem Steuerbüro.

Darf die Zeiterfassungs-App den Standort speichern?

Das hängt vom Zweck und von der Ausgestaltung ab. Ein einzelner Punkt beim Stempeln ist etwas anderes als ein Bewegungsprofil über den ganzen Tag. Informieren Sie die Beschäftigten vorher, legen Sie eine Löschfrist fest und beziehen Sie den Betriebsrat ein, wenn es einen gibt.

Muss der Betriebsrat einer Stundenzettel-App zustimmen?

Er hat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht, weil die App Verhalten und Leistung überwachen kann. Üblich ist eine Betriebsvereinbarung, bevor die App im Betrieb läuft.

Quellen

Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung. Stand: 7. Oktober 2026.