Ratgeber
Plantafel digital: Disposition im Baubetrieb ohne Magnete und Telefonkette
Die Magnettafel im Büro weiß alles. Nur steht sie im Büro, und die Leute stehen um 6 Uhr am Bauhof. Dieser Ratgeber vergleicht Magnettafel, Excel und digitale Plantafel, zeigt, was eine Disposition im Bau können muss, und wie Sie umstellen, ohne dass am Montag jemand an der falschen Baustelle steht.
Eine Plantafel digital zu führen heißt: Der Plan lebt dort, wo die Leute sind. Auf dem Handy. Die Magnettafel im Büro ist ein gutes Werkzeug, solange alle im Büro vorbeikommen. Im Bau kommt aber keiner vorbei. Die Trupps fahren direkt vom Hof oder von zu Hause los, und was sich nach 16 Uhr geändert hat, erfahren sie per Anruf. Oder gar nicht.
Der Morgen in vielen Baubetrieben
5:40 Uhr. Der Polier schreibt, dass der Kran auf der Baustelle in der Lindenstraße erst um 9 Uhr kommt. 5:55 Uhr. Ein Monteur meldet sich krank. 6:05 Uhr. Der Chef telefoniert, schiebt im Kopf Leute hin und her und schreibt drei WhatsApp-Gruppen an. Um 6:30 Uhr steht ein Transporter mit zwei Mann vor einer Baustelle, auf der heute nichts geht.
Jeder Betrieb kennt solche Tage. Das Problem ist selten die Planung selbst. Das Problem ist, dass der Plan nur im Kopf des Chefs und an der Tafel im Büro komplett ist. Heute ist der Chef die Informationszentrale. Fällt er aus oder ist im Urlaub, wird es eng.
Plantafel Bau: Magnettafel, Excel oder digital?
Alle drei Wege funktionieren. Die Frage ist, wie viel Telefonieren und Nacharbeit dranhängt.
| Magnettafel | Excel-Tabelle | Digitale Plantafel | |
|---|---|---|---|
| Überblick im Büro | sehr gut, auf einen Blick | gut, wenn die Datei aktuell ist | sehr gut, auch von unterwegs |
| Plan auf der Baustelle | nur per Anruf oder Foto | per Mail oder ausgedruckt | direkt auf dem Handy jedes Mitarbeiters |
| Änderung um 6 Uhr | Magnet umstecken, dann alle anrufen | Datei ändern, neu verschicken | umplanen, Plan geht neu raus |
| Fahrzeuge und Geräte | eigene Magnete, schnell unübersichtlich | eigene Spalten, oft vergessen | auf derselben Tafel mit eingeplant |
| Mehrere Leute planen | nur wer im Büro steht | Versionschaos bei gleichzeitiger Bearbeitung | alle sehen denselben Stand |
| Verbindung zu Stunden und Baustellenakte | keine | nur mit Abtippen | Plan, Stunden und Akte hängen an derselben Baustelle |
| Kosten | einmal die Tafel | Lizenz, die meist schon da ist | monatliche Gebühr |
Die Magnettafel hat einen Vorteil, den man ernst nehmen sollte: Man sieht alles auf einmal. Eine digitale Plantafel muss das auch können. Wenn Sie erst durch fünf Menüs klicken müssen, um zu sehen, wer morgen wo ist, bleibt die alte Tafel an der Wand hängen.
Was eine gute Disposition im Bau können muss
Trupps als Einheit planen
Auf dem Bau wird in Kolonnen gedacht. Der Vorarbeiter mit seinen zwei Leuten, der Azubi, der mal hier, mal da mitfährt. Die Plantafel muss Trupps als Einheit verschieben können und trotzdem zeigen, wer im Einzelnen dabei ist.
Fahrzeuge und Geräte auf derselben Tafel
Der Trupp ist eingeteilt, aber der Pritschenwagen steht schon woanders. Oder der Minibagger ist doppelt verplant. Solche Konflikte sieht man nur, wenn Leute, Fahrzeuge und Geräte auf einer Tafel stehen. Achten Sie auch darauf, wer welches Fahrzeug fahren darf. Wer keinen passenden Führerschein für den Anhänger hat, fährt nicht den Transporter mit Hänger.
Ein Plan, der aufs Handy kommt
Der wichtigste Punkt. Jeder Mitarbeiter muss morgens auf seinem Handy sehen: welche Baustelle, welche Adresse, mit wem, mit welchem Fahrzeug, was zu tun ist. Ohne Anruf, ohne Gruppenchat. Und wenn sich etwas ändert, kommt der neue Stand genauso dorthin.
Ausfälle schnell auffangen
Krankmeldungen kommen morgens. Eine gute Plantafel zeigt dann sofort, welche Baustelle betroffen ist und wer frei oder entbehrlich wäre. Die Entscheidung trifft weiter der Mensch. Die Suche danach sollte aber nicht zwanzig Minuten dauern.
Arbeitszeitregeln im Blick
Wer abends bis 21 Uhr auf einer Notfallbaustelle war, kann am nächsten Morgen nicht um 6 Uhr wieder anfangen. Zwischen zwei Arbeitstagen müssen nach § 5 Arbeitszeitgesetz grundsätzlich elf Stunden Ruhezeit liegen. Ausnahmen gibt es nur in engen Grenzen, etwa bei Notfällen. Das gehört in die Planung, auch wenn es knapp wird.
Krankmeldung um 6 Uhr: so läuft es mit digitaler Plantafel
Zurück zum Morgen. Der Monteur meldet sich um 5:55 Uhr krank. Mit einer digitalen Plantafel sieht der Disponent, dass der Trupp in der Lindenstraße jetzt einen Mann zu wenig hat. Er sieht auch, dass auf der Baustelle am Gewerbegebiet heute drei Leute eingeteilt sind, für eine Arbeit, die zwei schaffen. Einer wird umgesetzt. Der Plan geht neu raus, und auf beiden Handys steht die neue Adresse. Ein Anruf vielleicht noch, damit der Kollege Bescheid weiß. Aber keine Telefonkette.
Das ist der Grundsatz dahinter: Der Standard läuft automatisch. Die Ausnahme kommt zum Menschen.
Umstellung in der Praxis
Die Plantafel ist das Herz der Disposition. Deshalb stellen Sie sie nicht an einem Montag komplett um. So hat es sich bewährt:
- Stammdaten anlegen. Mitarbeiter, Trupps, Fahrzeuge, wichtige Geräte, laufende Baustellen. Das ist ein halber bis ganzer Tag Arbeit im Büro.
- Zwei Wochen doppelt im Büro. Die Magnettafel bleibt hängen, die digitale Plantafel läuft daneben. Der Disponent plant erst digital und steckt dann die Magnete. So merkt er schnell, was fehlt.
- Ein Pilot-Trupp bekommt den Plan aufs Handy. Die anderen werden noch wie gewohnt informiert.
- Alle Trupps umstellen. Ab einem festen Tag kommt der Plan nur noch aufs Handy. Wer anruft, wird freundlich auf die App verwiesen.
- Magnettafel abhängen. Das ist ein symbolischer Schritt, aber ein wichtiger. Solange sie hängt, wird sie gepflegt.
Tipp aus der Praxis Legen Sie eine feste Uhrzeit fest, bis zu der der Plan für morgen steht, zum Beispiel 15 Uhr. Was danach kommt, ist eine Änderung und wird als solche verschickt. So wissen die Leute, dass der Plan auf dem Handy gilt, und rufen nicht mehr zur Sicherheit an.
Typische Fehler bei der digitalen Disposition
- Nur der Chef plant. Dann ist die Software eine teure Magnettafel. Mindestens eine zweite Person im Büro muss die Plantafel können.
- Geräte weggelassen. "Machen wir später" heißt: Der Bagger ist wieder doppelt verplant.
- Zwei Pläne parallel auf Dauer. Nach zwei Wochen muss klar sein, welcher gilt.
- Polier und Vorarbeiter nicht gefragt. Sie wissen, wer mit wem gut arbeitet. Dieses Wissen gehört in die Planung.
So läuft das in der Baustellen-Zentrale
Auf der digitalen Plantafel der Baustellen-Zentrale planen Sie Trupps, Fahrzeuge und Geräte auf einer Tafel. Per Knopfdruck geht der Tagesplan aufs Handy, und auf jedem Handy steht, wer wohin fährt. Fällt jemand aus, schlägt die Zentrale Ersatz vor. Die Entscheidung treffen Sie. Die Stunden, die der Trupp dann vor Ort stempelt, landen in derselben Baustelle. Wie das mit der Zeiterfassung per App zusammenläuft, lesen Sie auch im Ratgeber zum digitalen Stundenzettel. Für Betriebe, die mit vielen Kolonnen und Geräten arbeiten, lohnt ein Blick auf die Seite für den Rohbau.
Checkliste vor dem Start
- Alle Mitarbeiter mit Handy und funktionierender App erfasst
- Trupps mit festem Vorarbeiter angelegt
- Fahrzeuge mit Kennzeichen und nötigen Führerscheinklassen angelegt
- Wichtige Geräte erfasst: Bagger, Rüttelplatte, Gerüst, Hubsteiger
- Laufende Baustellen mit Adresse und Ansprechpartner angelegt
- Feste Uhrzeit für den Plan des nächsten Tages vereinbart
- Zweite Person im Büro, die planen kann
- Termin festgelegt, ab dem nur noch der digitale Plan gilt
Häufige Fragen
Was ist eine digitale Plantafel?
Eine Software, in der Sie Mitarbeiter, Trupps, Fahrzeuge und Geräte den Baustellen zuordnen, so wie auf der Magnettafel. Der Unterschied: Der Plan kommt direkt auf die Handys der Mitarbeiter, und Änderungen sind sofort für alle sichtbar.
Reicht nicht auch eine Excel-Tabelle als Plantafel?
Für kleine Betriebe mit wenigen Baustellen oft schon. Schwierig wird es, wenn mehrere Leute planen, wenn sich morgens viel ändert und wenn der Plan zuverlässig auf die Baustelle kommen soll. Dann wird aus Excel schnell eine Datei mit fünf Versionen.
Wie bekommen die Mitarbeiter den Tagesplan aufs Handy?
Über eine App, die jeder Mitarbeiter auf seinem Dienst- oder Privathandy hat. Der Disponent gibt den Plan frei, und jeder sieht seine Baustelle, die Adresse, seine Kollegen und das Fahrzeug.
Wie lange dauert die Umstellung von der Magnettafel?
Rechnen Sie mit zwei bis vier Wochen. Etwa einen Tag für die Stammdaten, dann zwei Wochen Parallelbetrieb im Büro und mit einem Pilot-Trupp, danach alle Trupps.