DATEV-Export fürs Handwerk: Steuerbüro mit eigenem Zugang

Monatsende mit dem Steuerbüro: Pendelordner und Nachfragen

Am 8. des Monats ruft die Kanzlei an. Es fehlen Belege. Der Pendelordner steht im Büro, halb voll. Drei Tankquittungen liegen irgendwo im Transporter. Dann kommt eine Mail mit zwölf Fragen, die Antwort geht eine Woche später raus. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung wird knapp.

Ein DATEV-Export fürs Handwerk hilft hier. Aber nur, wenn die Belege vorher schon sauber im System liegen. Darum fängt es in der Baustellen-Zentrale beim Rechnungseingang an und hört beim Steuerbüro auf.

DATEV-Export und Steuerberater-Zugang in der Baustellen-Zentrale

Ihre Kanzlei bekommt ein eigenes Konto in der Zentrale und liest mit. Einmal im Monat stellt die Zentrale bereit:

• den DATEV-Buchungsstapel,
• die Belegbilder,
• die offenen Posten,
• einen Entwurf der Umsatzsteuer-Voranmeldung,
• die Lohndatei mit den freigegebenen Stunden aus der Zeiterfassung per App.

Hat die Kanzlei eine Rückfrage, steht sie direkt am Beleg. Keine Mail mit Anhang und Fragenliste. Das Büro sieht die Frage, antwortet am Beleg, fertig.

Die Belege kommen aus dem Rechnungseingang: Foto oder PDF rein, die KI erkennt Lieferant, Betrag und Positionen. Ausgangsrechnungen schreiben Sie in der Zentrale als E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD. So ist der Monat für die Kanzlei schon vorsortiert, wenn sie ihn aufmacht.

Was das für Betrieb und Kanzlei bringt

Mit einem Buchungsstapel arbeitet die Kanzlei mit Daten statt mit Papier. Für Sie heißt das weniger Nachfragen und einen Monat, der früher abgeschlossen ist. Für den Chef heißt es: Er ist nicht mehr der, der am 8. die fehlende Quittung sucht.

Eine Beispielrechnung mit eigenen Annahmen: Ihr Büro braucht heute am Monatsende einen Arbeitstag, um Belege zu sortieren, zu kopieren und Rückfragen zu beantworten. Fällt davon die Hälfte weg, sind das 4 Stunden im Monat und 48 Stunden im Jahr. Ob sich auch der Aufwand in der Kanzlei ändert, besprechen Sie am besten direkt mit Ihrem Steuerbüro.

Und Ihre Daten bleiben Ihre. Mit einem Klick exportieren Sie alles: Datenbank, Dateien, DATEV-Daten und E-Rechnungs-XML. Gespeichert wird auf Servern in Deutschland, täglich verschlüsselt an einem zweiten Ort gesichert.

Was Ihre Kanzlei davon hat

Viele Steuerbüros sind knapp besetzt. Ein Mandant, der Belege vollständig und rechtzeitig liefert, ist dort gern gesehen. Mit dem eigenen Konto wartet die Kanzlei nicht auf den Ordner. Sie sieht Belegbilder, offene Posten und den Entwurf der Umsatzsteuer-Voranmeldung, sobald der Monat fertig ist.

Auch die Lohndatei kommt ohne Umweg. Freitags gibt Ihr Büro die Woche frei, daraus entsteht die Lohndatei für die Kanzlei. Keiner muss Stundenzettel abfotografieren und per Mail schicken. Und keiner muss nachfragen, ob die Stunden vom Montag schon drin sind.

Sprechen Sie Ihre Kanzlei vor dem Start kurz an. Dann weiß sie, dass ab Woche 4 der Einführung Buchungsstapel und Belege aus der Zentrale kommen.

Einführung und Preis

Das Steuerbüro kommt in Woche 4 der Einführung dazu, zusammen mit den Rechnungen. Bis dahin arbeiten Büro und Trupps schon mit der Zentrale, die ersten Belege und Stunden liegen also bereit. Der Zugang fürs Steuerbüro ist in jeder Preisstufe enthalten. Die Stufen stehen unter Preise.

Häufige Fragen

Welche Daten bekommt mein Steuerbüro?

Einmal im Monat den DATEV-Buchungsstapel, die Belegbilder, die offenen Posten, einen Entwurf der Umsatzsteuer-Voranmeldung und die Lohndatei.

Macht die Baustellen-Zentrale die Lohnabrechnung?

Nein. Sie liefert die Lohndatei mit den freigegebenen Stunden. Die Abrechnung macht Ihre Kanzlei.

Gibt die Zentrale die Umsatzsteuer-Voranmeldung ab?

Nein. Die Zentrale erstellt einen Entwurf. Prüfen und abgeben bleibt bei Ihrem Steuerbüro.

Wo liegen die Daten?

Auf Servern in Deutschland bei Hetzner in Falkenstein. Jeder Betrieb hat eine eigene Instanz und Datenbank. Der Vertrag enthält einen AVV nach DSGVO.

Wie stellt die Kanzlei Rückfragen?

Direkt am Beleg. Das Büro sieht die Frage dort und antwortet an derselben Stelle.