Funktion
Eingangsrechnungen digital erfassen und sicher bezahlen
Belege stapeln sich, und zwischen echten Rechnungen steckt manchmal eine gefälschte. Mit der Baustellen-Zentrale erfassen Sie Eingangsrechnungen digital per Foto oder PDF, und eine Rechnung mit neuer Bankverbindung wird gesperrt, bevor Geld rausgeht.
Rechnungseingang heute: der Stapel auf dem Schreibtisch
Montagmorgen. Im Postfach liegen 23 PDF-Rechnungen, im Briefkasten noch einmal acht. Der Baustoffhändler, der Containerdienst, zwei Nachunternehmer. Welche Rechnung gehört zu welcher Baustelle? Der Lieferschein liegt im Transporter. Wer Eingangsrechnungen digital erfassen will, kämpft meist zuerst mit genau dieser Zuordnung.
Dann gibt es den Fall, über den keiner gern redet. Eine Rechnung sieht aus wie immer. Logo stimmt, Betrag passt. Nur die Bankverbindung ist neu, angeblich wegen Bankwechsel. Die Masche mit der geänderten Bankverbindung ist bekannt, und sie trifft auch kleine Betriebe. Ist das Geld einmal überwiesen, ist es oft schwer zurückzuholen.
Eingangsrechnungen digital erfassen mit der Baustellen-Zentrale
Sie fotografieren den Beleg oder laden das PDF hoch. Die KI in der Zentrale erkennt Lieferant, Betrag und Positionen und ordnet den Beleg der Baustelle zu. Das Büro prüft, statt abzutippen. Für Belege im Handwerk, die oft zerknittert aus dem Fahrzeug kommen, reicht ein Foto.
IBAN-Sperre gegen gefälschte Rechnungen
Kommt eine Rechnung mit einer anderen IBAN als sonst, sperrt die Zentrale den Beleg. Frei wird er erst, wenn zwei Dinge passiert sind: Jemand hat beim Lieferanten angerufen, und eine zweite Person hat zugestimmt. Rufen Sie dafür die Nummer an, die Sie schon kennen, und nicht die von der verdächtigen Rechnung.
Für Ihr Büro heißt das: Niemand muss bei jeder Rechnung die IBAN mit der letzten vergleichen. Die Zentrale macht das bei jedem Beleg. Standard läuft automatisch, die Ausnahme kommt zum Menschen. Hier ist die Ausnahme eine geänderte Bankverbindung, und die landet bei zwei Leuten auf dem Tisch.
Vier-Augen-Prinzip über 5.000 €
Zahlläufe über 5.000 € brauchen immer zwei Leute. Das ist eine feste Regel im System. Keiner muss sie im Stress am Monatsende erst einfordern.
Bauabzugsteuer: Warnung nach § 48b EStG
Fehlt einem Nachunternehmer die Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG, rechnet die Zentrale 15 % Einbehalt. 30 Tage bevor eine Bescheinigung abläuft, warnt sie Sie. Was dahintersteht, erklärt der Ratgeber Bauabzugsteuer und Freistellungsbescheinigung. Dieser Text ersetzt keine Steuerberatung.
Die Belegbilder gehen einmal im Monat mit dem DATEV-Buchungsstapel an Ihr Steuerbüro. Fragt die Kanzlei nach, steht die Frage direkt am Beleg. Und weil jeder Beleg einer Baustelle zugeordnet ist, sehen Sie in der Projektakte, was eine Baustelle wirklich gekostet hat.
Was das wirtschaftlich bringt
Ein einziger gefälschter Beleg mit fünfstelligem Betrag kann den Gewinn einer ganzen Baustelle kosten. Die IBAN-Sperre zielt genau auf diesen Fall. Bei der Bauabzugsteuer ist es ähnlich: Wer ohne gültige Freistellungsbescheinigung voll auszahlt, kann für die Steuer haften.
Eine Beispielrechnung mit eigenen Annahmen: 150 Eingangsrechnungen im Monat, je 3 Minuten für Abtippen und Zuordnen. Das sind 7,5 Stunden im Monat. Wie viel davon die Erkennung abnimmt, sehen Sie in der Testphase an Ihren eigenen Belegen.
Einführung und Preis
Eingangsrechnungen sind in jeder Preisstufe enthalten. In Woche 4 der Einführung kommen Rechnungen und Steuerbüro dazu. Die Daten liegen auf Servern in Deutschland. Sie können 30 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Die Stufen stehen unter Preise.
Häufige Fragen
Welche Belege kann ich erfassen?
Fotos und PDF-Dateien. Die Zentrale erkennt Lieferant, Betrag und Positionen und ordnet den Beleg der Baustelle zu.
Was passiert, wenn ein Lieferant wirklich die Bank gewechselt hat?
Der Beleg bleibt gesperrt, bis jemand beim Lieferanten angerufen hat und eine zweite Person zugestimmt hat. Danach ist er frei und kann bezahlt werden.
Wie hoch ist der Einbehalt ohne Freistellungsbescheinigung?
15 % des Rechnungsbetrags. Fehlt die Bescheinigung nach § 48b EStG, rechnet die Zentrale den Einbehalt und warnt 30 Tage vor Ablauf einer Bescheinigung.
Muss ich Belege selbst einer Baustelle zuordnen?
Nein. Die KI ordnet den Beleg der Baustelle zu. Das Büro prüft die Zuordnung, statt sie von Hand zu machen.
Kann mein Steuerberater die Belege sehen?
Ja. Die Kanzlei hat ein eigenes Konto und liest mit. Rückfragen stehen direkt am Beleg.