E-Rechnungs-Software fürs Handwerk: XRechnung und ZUGFeRD

E-Rechnung im Handwerk: die Termine

Wer eine E-Rechnungs-Software fürs Handwerk sucht, hat meist einen Termin im Kopf. Für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland gelten diese Stufen:

• Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.
• Ab dem 1. Januar 2027 müssen Sie E-Rechnungen ausstellen, wenn Ihr Umsatz im Vorjahr über 800.000 € lag.
• Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht zur Ausstellung für alle Unternehmen.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sind ausgenommen.

Ein normales PDF ist keine E-Rechnung in diesem Sinn. Gemeint sind strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD. Die Einzelheiten mit Quellen stehen im Ratgeber E-Rechnung-Pflicht 2027. Dieser Text ersetzt keine Steuerberatung.

Wie Rechnungen heute oft entstehen

Die Schlussrechnung entsteht in Word oder in einem alten Programm. Die Mengen kommen von einem Aufmaßzettel, die bisherigen Abschläge aus einer Excel-Liste. Jemand rechnet nach, ob die dritte Abschlagsrechnung richtig abgezogen ist. Dann PDF, dann Mail. Für die E-Rechnung bräuchte es jetzt noch ein Zusatzprogramm, das aus dem PDF irgendwie eine XML-Datei macht. Noch ein Schritt, noch eine Fehlerquelle.

E-Rechnungen schreiben mit der Baustellen-Zentrale

In der Zentrale schreiben Sie Abschlagsrechnungen und Ausgangsrechnungen. Ausgangsrechnungen erstellt die Zentrale als XRechnung oder ZUGFeRD. Ein zweites Programm brauchen Sie dafür nicht.

• Die Mengen kommen aus dem freigegebenen Aufmaß. Die Abschlagsrechnung übernimmt sie je Position und zieht ab, was schon berechnet ist.
• Die Aufmaßblätter hängen als Nachweis an der Rechnung.
• Vor dem Versand prüft die Zentrale die Rechnung. Fehler fallen auf, bevor der Kunde sie findet.
• Die E-Rechnungs-XML gehören zum Vollexport. Mit einem Klick haben Sie Datenbank, Dateien, DATEV-Daten und alle XML-Dateien.

Ihr Steuerbüro bekommt einmal im Monat den DATEV-Buchungsstapel mit Belegbildern und offenen Posten. Mehr dazu auf der Seite DATEV und Steuerbüro.

Was das wirtschaftlich bringt

Eine Rechnung, die der Kunde zurückschickt, weil ein Abzug fehlt oder das Format nicht passt, kostet Wochen. So lange liegt Ihr Geld beim Kunden. Die Prüfung vor dem Versand und die Mengen aus dem Aufmaß machen diesen Umweg seltener. Und weil die Aufmaßblätter an der Rechnung hängen, hat der Kunde Rechnung und Nachweis zusammen. Der zweite Brief mit Unterlagen fällt weg.

Eine Beispielrechnung mit eigenen Annahmen: Ihr Büro schreibt im Monat 40 Rechnungen. Fallen je Rechnung 10 Minuten Abtippen, Nachrechnen und Umwandeln weg, sind das knapp 7 Stunden im Monat. Ob es bei Ihnen 5 oder 20 Minuten sind, sehen Sie in der Testphase an Ihren eigenen Rechnungen.

Einführung und Preis

Rechnungen kommen in Woche 4 der Einführung dran, zusammen mit dem Steuerbüro. Bis dahin arbeiten Büro und Trupps schon mit der Zentrale. Für den Termin 2027 oder 2028 reicht dieser Vorlauf gut. Die E-Rechnung ist in jeder Preisstufe enthalten. Sie können 30 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Die Stufen finden Sie unter Preise.

Häufige Fragen

Ab wann muss mein Betrieb E-Rechnungen schreiben?

Im Inland zwischen Unternehmen ab dem 1. Januar 2027, wenn der Vorjahresumsatz über 800.000 € lag. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen schon seit 2025. Einzelfälle klären Sie mit Ihrem Steuerbüro.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

Die XRechnung ist eine reine XML-Datei. ZUGFeRD ist ein PDF, in dem die XML-Daten eingebettet sind, der Mensch sieht also auch eine lesbare Rechnung. Die Baustellen-Zentrale erstellt beide Formate.

Muss ich auch kleine Rechnungen als E-Rechnung schreiben?

Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sind von der Pflicht ausgenommen.

Brauche ich ein Zusatzprogramm für die XML-Datei?

Nein. Die Baustellen-Zentrale erstellt Ausgangsrechnungen selbst als XRechnung oder ZUGFeRD. Die XML-Dateien sind außerdem Teil des Vollexports.

Reicht es, die Rechnung als PDF zu mailen?

Für die Pflicht ab 2027 und 2028 nicht. Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Es braucht ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD.