E-Rechnung Pflicht 2027: Was Bau- und Handwerksbetriebe jetzt wissen müssen

E-Rechnung Pflicht 2027: die Stichtage im Überblick

Die Regeln stehen in § 14 und § 27 Abs. 38 des Umsatzsteuergesetzes. Sie gelten für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland, also für fast alles, was ein Bau- oder Handwerksbetrieb an Bauträger, Generalunternehmer, Hausverwaltungen oder Industriekunden schickt.

Welcher Umsatz zählt für die 800.000 €?

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr. Für 2027 schauen Sie also auf 2026. Ein Ausbaubetrieb mit zwölf Leuten liegt oft schon darüber. Den genauen Wert kennt Ihr Steuerbüro. Fragen Sie jetzt nach, nicht im Januar.

Wird die Frist noch verschoben?

Das Handwerk fordert es. Der Zentralverband des Deutschen Handwerks hat im Sommer 2026 verlangt, die Pflicht für Betriebe über 800.000 € um ein Jahr auf 2028 zu schieben. Die Handwerkskammer Hildesheim-Südniedersachsen hat die Forderung im Sommer bekräftigt. Begründung: Viele Betriebe haben schon beim Empfang Probleme mit Prüffehlern und Software.

Beschlossen ist nichts. Stand 7. Oktober 2026 steht im Gesetz weiter der 1. Januar 2027. Wer jetzt auf eine Verschiebung wartet, wettet. Planen Sie mit dem gesetzlichen Termin.

Was ist eine E-Rechnung und was nicht?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format. Der Computer des Kunden kann sie ohne Abtippen lesen. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In der Praxis heißt das:

• XRechnung: reine XML-Datei. Ohne Viewer sieht ein Mensch darin nur Code.
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1: ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Die Profile MINIMUM und BASIC WL reichen nicht.

Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung. Auch nicht, wenn sie aus der Software kommt und ordentlich aussieht. Sie zählt als "sonstige Rechnung". Bei ZUGFeRD gilt: Weichen Bild und XML voneinander ab, zählt die XML. Die Pflichtangaben müssen dort stehen, ein Link oder ein Verweis auf einen Anhang reicht laut BMF nicht.

Ausnahmen: Hier brauchen Sie keine E-Rechnung

• Privatkunden: Für Rechnungen an Verbraucher gibt es keine E-Rechnungspflicht. Die Badsanierung beim Ehepaar Müller dürfen Sie weiter als PDF oder auf Papier abrechnen.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto.
• Fahrausweise.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen können müssen sie trotzdem.
• Bestimmte steuerfreie Umsätze, etwa nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.

E-Rechnung im Handwerk und am Bau: die Besonderheiten

Abschlags- und Schlussrechnungen

Eine Abschlagsrechnung ist eine Rechnung. Ab dem Stichtag gehört sie also ebenfalls als E-Rechnung zum Kunden. Schwieriger ist die Schlussrechnung. Die Bundessteuerberaterkammer weist darauf hin, dass sich die klassische Schlussrechnung mit Abzug aller Abschläge in den heutigen Datenfeldern nicht sauber abbilden lässt.

Das BMF hat deshalb mit Schreiben vom 23. Februar 2026 zwei Erleichterungen für Bauleistungen erlaubt, befristet bis 30. Juni 2030:

• Im strukturierten Teil dürfen nur die Summen je Gewerk stehen, wenn eine menschenlesbare Anlage die Aufschlüsselung nach dem Leistungsverzeichnis enthält, zum Beispiel im GAEB-Format.
• Die schon gezahlten Teilentgelte und Steuerbeträge dürfen in einem Anhang zur Schlussrechnung stehen, wenn die Rechnung auf diesen Anhang hinweist.

Aufmaßblätter, Stundennachweise und Fotos dürfen als Anlage mitgehen. Sie ergänzen die Rechnung, ersetzen aber keine Pflichtangabe. Wie Aufmaß und Abschlag zusammenhängen, steht im Ratgeber Aufmaß und Abschlagsrechnung.

Baustellen über den Jahreswechsel

Die Übergangsregel knüpft an den Zeitpunkt an, zu dem die Leistung ausgeführt wurde. Bei Baustellen, die im Herbst 2026 anfangen und im Frühjahr 2027 enden, wird das schnell knifflig: Abschlag im Dezember, Teilabnahme im Februar, Schlussrechnung im April. Klären Sie solche Fälle einmal mit dem Steuerbüro. Der einfachste Weg für Betriebe über 800.000 €: Ab dem 1. Januar 2027 geht jede Rechnung an Geschäftskunden als E-Rechnung raus. Dann stellt sich die Formatfrage gar nicht erst.

Öffentliche Auftraggeber

Wer für Bund, Länder oder Kommunen baut, kennt das schon. Bundesbehörden verlangen seit dem 27. November 2020 elektronische Rechnungen, in der Regel als XRechnung. Ausgenommen sind Direktaufträge bis 1.000 €. Eingereicht wird über die Plattform OZG-RE, die seit September 2025 der einzige Eingang des Bundes ist. Ohne die Leitweg-ID des Auftraggebers kommt die Rechnung nicht an. Länder und Kommunen regeln das selbst und nutzen teils eigene Portale. Fragen Sie bei jedem neuen Auftrag nach Leitweg-ID und Einreichungsweg.

Bauabzugsteuer bleibt

Die E-Rechnung ändert nichts an der Bauabzugsteuer. Fehlt Ihrem Nachunternehmer die Freistellungsbescheinigung, müssen Sie weiter 15 % einbehalten. Mehr dazu im Ratgeber Bauabzugsteuer und Freistellungsbescheinigung.

Was passiert bei Fehlern?

Das Risiko trägt zuerst Ihr Kunde. Er braucht eine ordnungsgemäße Rechnung für den Vorsteuerabzug. Das BMF unterscheidet seit seinem zweiten Schreiben vom 15. Oktober 2025 drei Arten von Fehlern:

• Formatfehler: Die Datei verletzt die Norm. Dann liegt gar keine E-Rechnung vor. Nach Ende der Übergangszeit ist daraus kein Vorsteuerabzug möglich.
• Fehler gegen Geschäftsregeln: Die Datei ist lesbar, verletzt aber Regeln der Norm. Steuerlich relevant, wenn Pflichtangaben betroffen sind.
• Inhaltsfehler: falscher Steuersatz, fehlende Leistungsbeschreibung, falsche Anschrift. Dann berechtigt die Rechnung grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug, bis sie berichtigt ist.

Für Sie heißt das: Der Kunde weist die Rechnung zurück und zahlt erst, wenn eine korrekte kommt. Auf der Empfängerseite dürfen Betriebe sich auf das Ergebnis eines geeigneten Prüfprogramms verlassen. Bewahren Sie den Prüfbericht mit auf.

Archivierung nach GoBD

Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren. Bei der E-Rechnung muss der strukturierte Teil in seiner ursprünglichen Form gespeichert sein und maschinell auswertbar bleiben. Ausdrucken und abheften reicht nicht. Eine XML-Datei, die nur im E-Mail-Postfach liegt, ist auch kein Archiv. Sie brauchen eine Ablage, in der nichts unbemerkt geändert werden kann und in der Sie die Rechnung bei einer Prüfung wiederfinden.

So hilft die Baustellen-Zentrale

In der Baustellen-Zentrale schreiben Sie Ausgangsrechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD. Vor dem Versand prüft die Zentrale die Rechnung. Abschlagsrechnungen übernehmen die freigegebenen Aufmaßmengen je Position und ziehen ab, was schon berechnet ist. Die Aufmaßblätter hängen als Nachweis an der Rechnung. Das Steuerbüro bekommt einmal im Monat den DATEV-Buchungsstapel. Beim Vollexport sind die E-Rechnungs-XML-Dateien dabei. Details finden Sie auf der Seite E-Rechnung schreiben.

Checkliste: Was Sie bis Jahresende tun sollten

1. Gesamtumsatz 2026 beim Steuerbüro erfragen. Liegt er über 800.000 €, gilt die Pflicht ab 1. Januar 2027.
2. Kunden sortieren: Wer ist Unternehmer, wer Privatkunde, wer öffentlicher Auftraggeber?
3. Rechnungsadressen, Umsatzsteuer-IDs und bei Behörden die Leitweg-ID je Kunde erfassen.
4. Prüfen, ob Ihre Software XRechnung und ZUGFeRD ab 2.0.1 erzeugt. Eine Testrechnung an einen guten Kunden schicken und Rückmeldung holen.
5. Abschlags- und Schlussrechnungen durchspielen: Wo stehen Leistungsverzeichnis, Aufmaß und schon gezahlte Abschläge?
6. Eine Postfachadresse für E-Rechnungen festlegen und Kunden sowie Lieferanten mitteilen.
7. Archiv klären: Wo liegt die XML-Datei acht Jahre lang unverändert?
8. Mit dem Steuerbüro die Baustellen über den Jahreswechsel besprechen.

Tipp aus der Praxis Fangen Sie im November mit zwei, drei Stammkunden an. Schicken Sie die Rechnung parallel als E-Rechnung und wie gewohnt. Dann sehen Sie vor dem Stichtag, wo es hakt, und nicht erst, wenn im Februar die erste Zahlung ausbleibt.

Häufige Fragen

Ab wann muss mein Handwerksbetrieb E-Rechnungen schreiben?

Lag Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €, ab dem 1. Januar 2027. Sonst spätestens ab dem 1. Januar 2028. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025.

Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?

Nein. Eine reine PDF-Datei ist eine sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung braucht ein strukturiertes Format nach EN 16931, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1.

Brauche ich bei Privatkunden eine E-Rechnung?

Nein. Für Rechnungen an Verbraucher gibt es keine E-Rechnungspflicht. Papier oder PDF bleiben erlaubt.

Wird die E-Rechnungspflicht 2027 verschoben?

Handwerksverbände fordern eine Verschiebung auf 2028. Beschlossen ist das nicht. Stand Oktober 2026 gilt der 1. Januar 2027 für Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz.

Darf ich das Aufmaß an die E-Rechnung anhängen?

Ja. Zusätzliche Unterlagen wie Aufmaßblätter oder ein Leistungsverzeichnis dürfen als Anlage mitgehen. Die Pflichtangaben müssen aber im strukturierten Teil der Rechnung stehen.

Quellen

• § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen (gesetze-im-internet.de)
• § 27 Abs. 38 UStG, Übergangsregeln zur E-Rechnung (gesetze-im-internet.de)
• BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 zur Einführung der E-Rechnung
• IHK Köln: BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15. Oktober 2025
• BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung
• ZDH: E-Rechnung für Betriebe und Organisationen
• ZDH: Erleichterungen für elektronische Baurechnungen (BMF vom 23. Februar 2026)
• Handwerksblatt: Handwerk fordert Verschiebung der E-Rechnungspflicht um ein Jahr
• Bundessteuerberaterkammer: FAQ zur E-Rechnung (Stand März 2026)
• E-Rechnung des Bundes: Broschüre für Rechnungssteller (September 2025)

Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung. Stand: 7. Oktober 2026.